近年来,盘州市人民法院探索开展电子卷宗“单套制”归档改革试点,形成卷宗材料电子原件单套归档、纸质原件双套归档、电子卷宗完整合规、多重备份保安全的案件归档新模式,切实保障案件档案的真实性、完整性、可用性、安全性,助推审判体系和审判能力现代化。
一是强化顶层设计,凝聚工作合力。将电子卷宗“单套制”归档改革试点作为年度重点工作任务,印发《盘州市人民法院于电子卷宗“单套制”归档改革试点工作方案》,成立领导小组,明确各部门工作职责,形成“一把手”亲自抓、分管院领导具体抓、各部门协调配合的工作模式,为电子卷宗“单套制”归档改革试点工作提供强有力的组织保障。
二是推广网上办案,降低办案成本。推广应用全流程网上办案,引导当事人采取网上立案、缴费、庭审等方式参与诉讼,原生性电子材料直接入卷,证据、鉴定和委托代理手续原件保留纸质材料装订入库,其余纸质材料在规范扫描入卷整理后退还当事人。大力推广网上电子卷宗借阅,配置网上借阅系统审核流程,及时反馈并跟踪解决当事人通过互联网阅卷和法官院内线上借阅电子档案过程中存在的各类问题,确保线上借阅与线下借阅同样规范、电子档案使用安全合规。目前,采用电子卷宗“单套制”归档平均每案电子卷宗约112页,节约纸张约282万页。
三是把好关键环节,提升归档质量。加强对立案及案件办理过程中入卷材料审核、案件办理过程中随案生成电子卷宗材料质量管控等关键环节把关,确保入卷材料符合电子卷宗归档标准。同时,加强对卷宗归档检查,强化对归档前卷宗管理中心整理、书记员或法官助理立卷检查、员额法官检查审核等环节检查,确保归档案件正副卷内容区分正确、程序性文书材料生成及时、完整齐全,切实提升卷宗归档质量。目前,案件及时归档率达89.65%,电子档案利用3752件,同比增长2391%。
四是强化考核评估,提升改革质效。通过召开专题会议、节假日前重点提示、日常指导、月监督、季度通报等方式,提醒承办法官、书记员及时归档、还卷,节假日放假前进行重点提示,避免出现案件归档、还卷超期情况。每月对归档、还卷情况进行监督登记,每季度发布档案工作情况通报,对归档及电子卷宗“单套制”归档推进过程中存在的突出问题予以通报,通报情况纳入绩效考核计分。对通报后仍未及时整改到位的情况,移交政治部进行督促整改,实现各类型案件均以电子卷宗“单套制”归档。目前,实现电子卷宗“单套制”归档案件29087件。